10+1 consigli per preparare presentazioni efficaci

Non credo di essere vecchio (quasi 48!) ma quando ho iniziato a lavorare in Italia era appena arrivato in ambito professionale il concetto di presentazione. Power Point era alla versione 2.0 ed era affiancato da diversi concorrenti, alcuni forse persino migliori. I videoproiettori costavano come un’auto di media cilindrata, per questo gli strumenti più probabili erano fogli di carta lucida in bianco e nero e la molto più abbordabile lavagna luminosa. Sì sembra passata un’era geologica, quasi tutto è cambiato, ma ciò che più conta è che la prassi della presentazione oggi è uno standard planetario, dagli executive della City ai comandanti di Al Quaeda…
Power Point di Microsoft, Keynote di Apple e l’emergente Prezi, sono ormai strumenti molto affinati e diffusi, in alcuni paesi persino insegnati nella scuola dell’obbligo. I canali si sono moltiplicati a dismisura, il web ci consente ormai da anni di condividere le presentazioni nei blog, trasformarle in piccoli video da pubblicare su Youtube o Vimeo, accedere a siti espressamente dedicati alla condivisione delle presentazioni come Slideshare.

Nonostante tutto ciò, o forse anche proprio per questo, le presentazioni inefficacie a volte orribili sono più abbondanti dell’aria che respiriamo.

Ecco i miei 10 + 1 consigli per fare un salto di qualità nelle vostre presentazioni:

1° Chiarite i vostri obiettivi.
Tenete presente che vi rivolgerete a persone, quindi gli obiettivi saranno sempre riferiti a quelle persone ed allo stato che volete che raggiungano dopo la vostra presentazione. Non vi limitate agli aspetti tecnici e formali, se dovete solo trasferire dati ed informazioni non presentate proprio: scrivete, magari con un editor di testo e non con Power Point, e distribuite un PDF. Se presentate è perché avete da dire qualcosa a qualcuno, personalmente. L’effetto più probabile di una presentazione veramente efficace sarà quindi intellettuale ma anche emotivo. Domandatevi cosa volete che accada nella mente e nei cuori di chi vi ascolta grazie alla vostra presentazione. Quelli saranno i vostri obiettivi.

2° Lavorate sullostoryboard in analogico.
Siamo portati a credere che una presentazione, proprio perché proiettata con un computer, debba essere anche creata e progettata con un computer. Niente di più ingannevole. Una volta che avete chiari gli obiettivi è molto più semplice giocare per qualche decina di minuti con dei piccoli post-it, sui quali scarabocchiare e mettere in sequenza le slide della vostra presentazione… Lo so vi sembra troppo infantile, e magari vi vergognate anche di farlo sulla parete del vostro ufficio… E se vi dicessi che tutti gli sceneggiatori del mondo del cinema o dell’animazione lavorano così? Lo so, qualcuno starà pensando: “ma noi siamo un’azienda, non la Dreamworks!”… Vi può bastare sapere che il fondatore di una delle aziende più creative di sempre preparava così le sue presentazioni? Mi pare si chiamasse Steve Jobs…

3° Se ne avrete bisogno preparate il vostro script/nota strutturata.
Presentare implica parlare in pubblico, e questo non è allo stesso modo naturale per ognuno. Non tutti nasciamo con le doti comunicative di un Fiorello o di una Simona Ventura… Quindi non ci sarà niente di male se prepareremo uno script (una volta si chiamava “nota strutturata”) e molto semplicemente lo leggeremo. Sta a noi capire se ne avremo bisogno: se sappiamo di non essere buoni oratori, se crediamo che saremo particolarmente nervosi etc. Fateci caso, è un trucco usato anche da personaggi molto molto importanti. Ma attenzione: lo script sarà in un foglio, o una serie di schede, nelle vostre mani. Non scrivete nelle slide quello che leggerete, altrimenti nessuno vi ascolterà!

4° Raccontate una storia attraverso le immagini.
Quindi non con il testo. Su questo dovete forzarvi il più possibile. So che non viene spontaneo, e che il 99% delle presentazioni in circolazione sono fatte di solo testo. Ma credetemi, l’impatto delle immagini sul pubblico non è neppure lontanamente paragonabile a quello della parola scritta, o delle tabelle numeriche. E se non è l’impatto sulle persone che vi interessa, ma volete trasferire solo dei contenuti, allora tornate al punto 1 qui sopra: vuol dire che non avete bisogno di presentare, scrivete i contenuti e distribuiteli.
Le immagini saranno poi molto più efficaci se saranno connesse in una storia, sì proprio come in un piccolo film… Ci sono molti modi per raccontare le storie, qualcuno dice che  possono essere tutti ricondotti ad un modello originario: c’è una situazione di partenza, poi accade qualcosa, e quindi si ha una situazione finale diversa da quella di partenza… Ma nel campo dello storytelling secondo me ci sono davvero pochi limiti, sperimentate!

5° Portate il vostro pubblico in un mondo fatto di metafore visive.
Ok so che sulle prime l’idea di raccontare una storia (vedi punto prec.) per esempio sul piano operativo di produzione per i prossimi tre mesi può risultare destabilizzante, ed anche un po’ frustrante. Un trucco che ci facilita molto è scegliere immagini provenienti da un mondo, che non è quello di cui dobbiamo parlare, ma che ha delle proprietà comode per rappresentare come metafora i contenuti con cui ci troviamo a lavorare. Scegliete voi un mondo che vi sta simpatico e provate ad ambientare in esso ciò che volete dire. Siete appassionati di ciclismo? Benissimo, scegliete immagini che esprimano ciò di cui volete parlare: ad esempio tecnica, spirito di team, tempismo, raggiungimento del traguardo… Ci siete?

6° Usate immagini di buona qualità.
Ormai le immagini sono ovunque, potete produrne con i vostri smartphone e tablet, o potete usare delle fonti praticamente infinite come Google Images o Flickr. Qualunque sia l’immagine che sceglierete deve essere di buona qualità ovvero sufficientemente grande/densa e ben bilanciata dal punto di vista della luce e dei colori. Se non vi serve tutta spendete qualche secondo per ritagliarla… In caso non riusciate a trovare nelle fonti gratuite quello che vi serve, ci sono dozzine di banche delle immagini che per qualche euro vi permetteranno di visualizzare proprio quel concetto che volete proporre.
Se poi pensate di inserire dei video nella vostra presentazione ricordatevi di verificare anche l’audio, non c’è niente di meno seducente di un relatore che dice: ”Il video volevo proprio farvelo vedere… Scusate se l’audio non si sente bene!”.

7° Semplificate per quanto possibile.
Ma non oltre altrimenti, come era solito dire Einstein, diventa banale! Ci sono molti altri slogan che ci guidano in questo senso: “less is more” , “simplicity is the ultimate sophistication”… Ci suggeriscono tutti di non sovraccaricare la nostra presentazione, gli occhi e le menti di chi assiste non dovranno avere esitazioni, né essere rallentati da visioni ambigue o difficili da decifrare (avete presente i rebus?). Un ultimo consiglio: non è detto che riusciate a partire semplici già nella fase di progettazione/editing. In un certo senso finché non l’avete fatta la presentazione non la potete semplificare. È Antoine de Saint-Exupéry a ricordarci che: “la perfezione non si ottiene quando non c’è più nulla da aggiungere, bensì quando non c’è più niente da togliere.” !

8° Lavorate sulla composizione, non sulla decorazione.
Magari siamo a buon punto con la nostra presentazione, ma ci rendiamo conto che… Bèh non ci piace! Chi di noi non è mai caduto nella tentazione di abbellirla decorandola con cornici, sfondi multicolori, pupazzetti etc. ? Andiamo alla radice: uno dei principali motivi per cui spesso le nostre presentazioni non funzionano è una carenza nella composizione, ovvero nella disposizione degli elementi nello spazio della slide. Per il nostro cervello non tutte le aree del campo visivo che ha di fronte sono di uguale importanza. In un raggio di 360° noi occidentali tendiamo a considerare: molto importante lo spazio al centro e tra 270° e 360° ; meno importanti le aree comprese tra 0° e 90° e tra 180° e 270°; non importante l’area tra 90° e 180°. Quindi andremo a disporre gli elementi più importanti dove il cervello si aspetta di trovarli, al centro ed in alto a sinistra, e così via. Ricorderemo sempre che anche gli spazi vuoti hanno una loro importanza!
Sempre a proposito di bellezza, una volta che abbiamo chiaro il senso della composizione, tenere sl tavolo la seguente check-list dei piccoli grandi orrori di solito porta quasi automaticamente ad ottenere una presentazione gradevole. Saranno severamente vietati:

• Banner e striscioni.
• Loghi e marchi (se necessari saranno molto piccoli!).
• Sfondi sfumati o con disegni o con trame.
• Ombre non necessarie.
• Pupazzetti e disegnigni.
• Foto finte e/o solo decorative.
• Lunghe animazioni degli oggetti e  “strip-tease” (= snervanti sequenze di entrata degli oggetti).
• Segnali stradali.
• Acronimi ed abbreviazioni.
• Rebus.
• Volgarità di qualunque tipo.

9° Usate tavolozze di colori coordinati.
I colori sono molto utili, ma non perché sono solo belli o decorativi. Possiamo usarli con un senso, utilizzando dei codici colore ad esempio, o cercando di usare colori brillanti per evidenziare testi o oggetti. Uno degli errori più comuni è utilizzare colori che tra loro non si accordano. Il consiglio in questo senso è: scegliete non più di 3-4 colori fondamentali che userete nella presentazione, come se vi steste vestendo! Di solito tendiamo ad usare colori molto evidenti, tipo il giallo o il blu, ma ricordate che le persone gradiscono molto anche i colori della natura e del paesaggio, quindi non disdegnate i toni del verde, marrone, ocra etc. Se ci troviamo in imbarazzo nell’accordare i colori abbiamo a disposizione eccellenti risorse web come https://kuler.adobe.com che ci consentono di creare una infinità di schemi colore corretti. Con una tavolozza coordinata la vostra presentazione acquisirà immediatamente gradevolezza e denoterà cura professionalità.

10° Scegliete i caratteri in base alla lunghezza del testo.
È una questione di leggibilità, per testi più lunghi di tre righe si considerano più leggibili i caratteri cosiddetti “con grazie”, ovvero della stessa famiglia del Times New Roman. Per testi più corti, e per i numeri, si consigliano di solito i caratteri “a bastoni” come ad esempio l’Arial o l’Helvetica. Dipende tutto dal modo in cui il nostro cervello legge, non scansiona le lettere come si potrebbe credere ma riconosce “la forma” della parola. Caratteri tipo Times aumentano la varietà tra i caratteri e quindi facilitano la riconoscibilità. Se però il testo non è lungo i caratteri a bastoni si considerano più puliti e scorrevoli. Attenzione al punto 1°: se il vostro testo è più lungo di tre righe… Siete proprio sicuri che una presentazione è la cosa più giusta da fare?

11° Presentate per cambiare.
E torniamo ancora al punto di partenza. Una presentazione non è un report e neppure una relazione. Siete voi, personalmente presenti nello spazio e di fronte alle persone, che presentate i vostri contenuti. Ormai ci sembra routine, è un momento prezioso invece, che stimola tutti i sensi della percezione umana e può attivare le dinamiche di un gruppo, anche molto ampio. Non lo sprecate! Fate tutto il possibile perché la vostra presentazione sia un momento unico. Non è necessario essere teatrali o particolarmente solenni, anche la più breve e semplice delle presentazioni sarà un capolavoro se raggiungerà il suo scopo: cambiare la situazione dalla quale ha preso origine.

Buon divertimento!

P.S.
Vi segnalo queste risorse web:

http://www.slideshare.net
http://prezi.com
http://www.duarte.com/slidedocs/

Like(4)Dislike(0)

Andrea Moretti

Andrea Moretti si occupa di facilitazione visiva dei gruppi di lavoro, formazione e consulenza. Di estrazione economica matura una lunga esperienza aziendale come responsabile del controllo di gestione del Gruppo Clementoni. E’ un profondo conoscitore degli strumenti di visual thinking , visualizzazione quantitativa, team working, Open Space Technology, che utilizza con passione nei progetti che segue come freelance. Nel 2008 ha dato vita a LiberatePerformance un progetto di ricerca innovativo nel campo del performance management. Ispirato dalla visione secondo cui la Performance non è qualcosa da “gestire” ma piuttosto da promuovere sul campo, ha selezionato tra molte pratiche quelle più adatte a questo scopo . Il risultato è una piattaforma di lavoro per un esperimento continuo che ad oggi appare molto promettente ed in linea con le necessità dei nostri tempi. www.morettiprofile.com