L’email è’ il principale strumento tramite il quale l’infatuazione digitale ci fa credere di essere più efficienti e “smart”, quando invece è vero, molto spesso, il contrario.
L’efficacia e l’efficienza organizzativa dipendono in grande misura dalla comunicazione, ovvero dal trasferimento di informazioni (decisioni, giudizi, dati, problemi, ecc.) tra i vari soggetti organizzativi.
La capacità di comunicare bene è funzione del mezzo utilizzato: la parola scritta trasmette una informazione secca; il parlato trasmette anche un significato tramite l’intonazione, le pause, gli accenti, ecc.; l’incontro di persona trasmette ancora di più tramite il linguaggio del viso e del corpo.
Quindi l’email è al livello più basso della “ricchezza” di comunicazione. Oltretutto l’abuso delle email (tante email, tanti destinatari) ne riduce la capacità di attrarre l’attenzione e quindi, di fatto, la capacità di comunicare efficacemente.
Ne deriva che l’email NON è il miglior supporto per l’efficacia e l’efficienza organizzativa.
Per questo noi di Staufen spingiamo per soluzioni organizzative che facilitino l’interazione diretta tra le persone. Ad esempio, tramite riunioni ben organizzate (attenzione: ben organizzate! cioè focalizzate, brevi, ben gestite, ecc.), ovvero tramite lo Shop Floor Management ®.
Le email dovrebbero essere confinate a situazioni specifiche: comunicazioni non urgenti, dove non vi sia possibile ambiguità di interpretazione, con pochi destinatari.
20 email al giorno ricevute, 20 scritte, ognuna con massimo 1/2 destinatari, copia conoscenze in casi eccezionali: questo sarebbe l’obiettivo per una comunicazione organizzativamente salutare.
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(0)Giancarlo Oriani
Dal 2007 è socio ed amministratore unico di Staufen Italia. In precedenza ha lavorato in azienda, nella funzione organizzazione, per poi iniziare l'attività di consulente, acquisendo esperienze sui temi "caldi" che si sono succeduti in questi ultimi venti anni, dallo sviluppo organizzativo supportato dall'IT, al TQM, al business process reenginerring, al Lean Thinking.
Grande Giancarlo. Concordo al 100%!