“Non hai veramente capito qualcosa fino a che non sei in grado di spiegarla a tua nonna” – cit Albert Einstein

Ma cosa vuol dire essere Agili?

Essere agili vuol dire sapersi adattare velocemente ai cambiamenti esterni, come un pugile che deve evitare colpi che non può prevedere a tavolino o come un’azienda che deve servire un mercato con clienti “irrequieti” che ripianificano e cambiano i requisiti tecnici di giorno in giorno.

Ma qual’e’ la caratteristica base, la quintessenza che caratterizza un’organizzazione agile?

La risposta, da dare alla nonna, potrebbe essere: la velocità con cui si prendono le decisioni. Quindi un’organizzazione e’ agile se a fronte di cambiamenti esterni decide come adattarsi e decide in fretta.

Ed i fattori che contraddistinguono un’organizzazione agile sono:

1) prende decisioni, non lascia “accadere” gli eventi

In contesti estremamente dinamici viene naturali essere reattivi, spegnere gli incendi. “Perché pianificare se dopo un’ora dal rilascio del piano, il piano stesso e’ superato? “Per quanto controintuitivo invece il trucco sta proprio nel pianificare e ripianificare continuamente, come un Tom-Tom ogni volta che si sbaglia strada. Perché ad ogni ripianificazione si prendono delle decisioni: si decide cosa anticipare e cosa posticipare, cosa fare e cosa non fare e come.
Una decisione, anche se sbagliata, e’ sempre meglio di una mancata decisione.
Senza un piano si è in balia delle urgenze dell’ultimo minuto e si finisce per essere guidati dalla successione degli eventi esterni.
La parola d’ordine e’ gestire, non subire!

2) si fonda su “cubi” organizzativi ben proporzionati

Un’unità organizzativa (un team, un reparto, una funzione aziendale) funziona bene se ha obiettivi chiari, la possibilità di prendere le decisioni funzionali al raggiungimento degli obiettivi e tutte le competenze hard e soft necessarie. Come se la Responsabilità di raggiungere gli obiettivi, l’Autorità per decidere il necessario e le Competenze (tecniche ma non solo) fossero I lati di un parallelepipedo.
Ed il “mattone” ideale e’ un cubo.

3) la responsabilità è diffusa, né concentrata né anarchica

Se i “cubi” organizzativi sono ben proporzionati, ci sono le condizioni per prendere decisioni rapide ed efficaci “vicino” ai problemi. Non sono necessarie sovrastrutture burocratiche complesse, ne catene decisionali infinite: il team ha degli obiettivi, può decidere ed è competente in materia. Il rischio opposto è l’anarchia: ogni unità organizzativa va per la sua strada, in modo incoerente.
Per evitarlo si introduce il concetto di “autonomia regolata“: poche regole chiare per definire le regole di ingaggio ed I confini tra le varie unita’ organizzative.

4) attitudine

Per ultima la caratteristica più importante: per quanto ben pensata e proporzionata un’organizzazione diventa davvero agile se le persone che ci lavorano sposano il progetto, con atteggiamenti e sforzi di volontà orientati agli obiettivi. Perché un’organizzazione agile non è solo snella in termini di metodi e processi per essere efficiente, ma anche e soprattutto “muscolosa” per imporre il proprio “imprinting” sul mercato.

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Silvio Zuffetti

E' direttore Tecnico ed Operativo di SPII S.p.A., azienda leader nella fornitura di soluzioni tecnologiche per veicoli ferroviari, facente parte del gruppo multinazionale tedesco Schaltbau. Ingegnere, con un MBA in SDA Bocconi, da anni è impegnato nello sviluppo del business puntando sull'offerta di un alto livello di servizio ai propri clienti e con la costruzione di un modello organizzativo fondato su team di lavoro agili, in cui la fiducia tra persone è l'elemento cardine, perché: "A team is not a group of people who work together, a team is a group of people who trust each others" - Simon Sinek