Alcuni pensano che le 5S negli uffici riguardino semplicemente la pulizia, o il buttar via ciò che non serve e mettere in ordine quello che rimane. Per altri le 5S vogliono dire segnare con il nastro adesivo il posto del telefono, togliere le foto dei familiari dai tavoli, e pulire il monitor tutti i giorni. Molti ritengono che queste cose possano essere utili in fabbrica, ma non negli uffici, dove le persone sono organizzate e “creative”.
E’ bene allora porsi una serie di domande per andare al nocciolo della questione. Immaginiamo un esperto S che pone delle domande all’impiegato A che risponde.
S: Avete abbastanza spazio per lavorare in modo efficiente?
A: No, perché ho molti archivi che occupano spazio.
S: Non potresti dividere il materiale di uso corrente da tenere a portata di mano, da quello usato molto raramente da segregare in un’area separata?
A: Si, se ci fosse spazio; ma tutti hanno poco spazio …
S: Allora bisogna ricercare con determinazione un modo per ridurre gli archivi: eliminare, portare in altro luogo esterno, digitalizzare → 5S
S: Potete trovare tutto ciò che vi serve in meno di 30 secondi?
A: No, a volte mi ci vuole più tempo per trovare ciò che mi serve di quanto mi ci voglia per svolgere l’attività in sé.
S: Potrebbe essere utile un sistema visivo che ci faccia trovare rapidamente ciò che serve? Che impatto ha sui tempi di attraversamento e quindi potenzialmente anche sul tempo di consegna al cliente la semplificazione e l’accelerazione della singola attività d’ufficio? → 5S
S. L’organizzazione dell’archivio elettronica è ottimale? Non vi sono decine di vecchi folder o file che ingombrano? Le denominazioni sono univoche? Non vi sono informazioni duplicate?
A: La risposta è sempre no, purtroppo
S: Bisogna mettere ordine negli archivi elettronici esattamente allo stesso modo in cui si cerca di mettere ordine nella gestione dei documenti cartacei. Anche le informazioni elettroniche devono essere ordinate e collocate correttamente in modo da poter essere accessibili facilmente da tutti. Le statistiche dicono che tra il 40 e il 60% di tutti gli sprechi di un’organizzazione si trovano nelle aree indirette in quanto la maggior parte dello spreco è “virtuale”(elettronico) più che “fisico” (cartaceo) → 5S
S: Quante volte capita che riceviate informazioni incomplete, e siete di conseguenza obbligati a chiarire la questione prima di poter cominciare a lavorare?
A: Molto spesso.
S: Possiamo cercare di ridurre il problema standardizzando il modo di trasmettere informazioni (ad esempio con un form o una check list) e/o utilizzando sistemi visivi che aiutino a ridurre gli errori → 5S
S: E’ importante dove si mette il telefono?
A: Non credo
S: Infatti non lo è. E’ importante sviluppare un approccio mentale all’ordine nella misura in cui questo serva a ridurre i problemi sopra menzionati e a migliorare il lavoro. Mentre può essere fondamentale segnare con il nastro adesivo dove va collocata uno strumento d’ufficio che molti usano, oppure un plico di documenti su cui tutti devono lavorare, per evitare che si perda tempo a cercarlo, può essere irrilevante dove uno mette il suo telefono o la sua penna. E’ importante usare segnali e colori per velocizzare in modo semplice il lavoro.
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(1)Giancarlo Oriani
Dal 2007 è socio ed amministratore unico di Staufen Italia. In precedenza ha lavorato in azienda, nella funzione organizzazione, per poi iniziare l'attività di consulente, acquisendo esperienze sui temi "caldi" che si sono succeduti in questi ultimi venti anni, dallo sviluppo organizzativo supportato dall'IT, al TQM, al business process reenginerring, al Lean Thinking.